6 حيل يستخدمها كبار المديرين التنفيذيين للحفاظ على إنتاجيتهم

في عالم الأعمال الحديث، تزداد الضغوط والتحديات التي تواجه كبار المديرين التنفيذيين بشكل مستمر، مما يتطلب منهم أن يكونوا على درجة عالية من الكفاءة والإنتاجية للحفاظ على تنافسية شركاتهم وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. لا يقتصر دور المدير التنفيذي على اتخاذ القرارات فقط، بل يشمل إدارة الوقت، تحفيز الفرق، التكيف مع التغيرات، وموازنة المسؤوليات الكثيرة التي تقع على عاتقهم. بناءً على ذلك، طور كبار المديرين التنفيذيين حيلًا وأساليب عملية للحفاظ على مستوى إنتاجيتهم العالي دون أن يصابوا بالإرهاق أو فقدان التركيز. نستعرض في هذا المقال 6 من أهم هذه الحيل، مدعومة بتوضيحات وأمثلة عملية تبرز قيمتها وأثرها في تعزيز الأداء.

1. تنظيم الوقت عبر تقسيمه إلى فترات مركزة (Time Blocking)

يعد تنظيم الوقت بدقة من أهم الأدوات التي يعتمد عليها كبار المديرين التنفيذيين لزيادة إنتاجيتهم. فبدلاً من العمل بشكل عشوائي أو الاستجابة المستمرة للمقاطعات، يخصصون أوقاتًا محددة للمهام المختلفة. تُعرف هذه التقنية بـ”تقسيم الوقت إلى فترات مركزة” أو Time Blocking، حيث يتم حجز فترات زمنية في جدولهم اليومي أو الأسبوعي لكل نشاط أو مشروع معين.

أهمية التقسيم في تحسين الإنتاجية

• تركيز عميق: يتيح تقسيم الوقت التركيز الكامل على مهمة واحدة دون انقطاع.

• تجنب التشتت: يساعد في تقليل التشتيت الناتج عن تعدد المهام أو التنقل بينها.

• تحكم أفضل في الوقت: يسهل متابعة مدى التزامهم بالخطة الموضوعة.

على سبيل المثال، قد يخصص المدير التنفيذي صباح كل يوم للقراءة والتخطيط الاستراتيجي، بينما يحجز فترة ما بعد الظهر لاجتماعات الفرق ومتابعة تنفيذ المشاريع. هذه الطريقة تقلل من الإجهاد الذهني وتزيد من جودة القرارات.

2. التفويض الفعّال للمهام (Effective Delegation)

يعتبر التفويض من أهم مهارات المدير التنفيذي الناجح، إذ لا يمكن لأي فرد مهما كان ذكياً أو مجتهداً أن يدير كل شيء بنفسه. يركز كبار المديرين التنفيذيين على تحديد المهام التي يمكن أن توكل للآخرين، مع تركيزهم على الأمور الاستراتيجية التي تحتاج إلى حضورهم الشخصي.

عناصر التفويض الفعّال

• اختيار الشخص المناسب: تحديد الموظف أو الفريق الذي يمتلك المهارات والخبرة المناسبة.

• تحديد الأهداف بوضوح: توضيح المطلوب بدقة والنتائج المتوقعة.

• متابعة الأداء: المراقبة والتوجيه دون التدخل المفرط.

• تمكين الفريق: منح الموظفين السلطة والمسؤولية لاتخاذ القرارات المناسبة.

بهذا الأسلوب، يوفر المدير التنفيذي وقته للمهام ذات الأهمية العليا، ويعزز من قدرات فريقه، مما يؤدي إلى تحسين الأداء العام للمؤسسة.

3. استخدام التكنولوجيا لتعزيز الإنتاجية

لا يمكن تجاهل الدور الكبير الذي تلعبه التكنولوجيا في زيادة إنتاجية كبار المديرين التنفيذيين. من خلال أدوات التخطيط، التواصل، وإدارة الوقت، يمكن للمديرين تبسيط عملياتهم اليومية وتوفير الوقت والجهد.

أبرز الأدوات التقنية التي يعتمدون عليها

• تطبيقات إدارة المشاريع: مثل Trello و Asana لتنظيم المهام وتتبع التقدم.

• تطبيقات التواصل السريع: مثل Slack و Microsoft Teams لتسهيل التواصل الفوري بين الفرق.

• تطبيقات جدولة الاجتماعات: مثل Calendly التي تساعد في تنظيم المواعيد بكفاءة.

• برمجيات تحليل البيانات: لفهم أداء الشركة واتخاذ قرارات مستندة إلى بيانات دقيقة.

يُذكر أن المدير التنفيذي الناجح لا يستخدم هذه الأدوات بشكل عشوائي، بل يدمجها ضمن استراتيجيته التنظيمية ليحقق أقصى استفادة منها.

4. تبني عادة التأمل الذهني وتمارين التنفس

تمارين التأمل والتنفس أصبحت شائعة بين كبار المديرين التنفيذيين كطريقة لتحسين التركيز وتقليل التوتر. تعتمد هذه العادة على استراتيجيات بسيطة تساعد على تصفية الذهن وإعادة شحن الطاقة النفسية.

فوائد التأمل الذهني للمدير التنفيذي

• زيادة التركيز والوضوح الذهني: يساعد على تقليل الأفكار المشتتة.

• تحسين اتخاذ القرار: يمنح المدير وضوحًا أكبر للتفكير الاستراتيجي.

• خفض مستويات التوتر: يخفف من الضغط النفسي الناتج عن المسؤوليات الكثيرة.

• تعزيز الصحة العامة: يحسن النوم ويقلل من الإجهاد البدني.

عادةً ما يمارس المدير التنفيذي هذه التمارين صباحًا أو أثناء فترات قصيرة بين الاجتماعات، مما يعيد له توازنه ويعزز إنتاجيته بشكل ملحوظ.

5. تحديد الأولويات باستخدام قاعدة “الأهم فالمهم” (Priority Matrix)

التركيز على المهام التي تؤدي إلى أكبر تأثير هو مهارة لا بد منها للحفاظ على الإنتاجية. يعتمد كبار المديرين التنفيذيين على أدوات مثل “مصفوفة أيزنهاور” التي تساعد على تصنيف المهام حسب درجة أهميتها وعاجليتها.

شرح قاعدة “الأهم فالمهم”

• المهام المهمة والعاجلة: يجب التعامل معها فورًا.

• المهام المهمة وغير العاجلة: يجب تخطيطها وتنفيذها بتركيز.

• المهام غير المهمة والعاجلة: يمكن تفويضها.

• المهام غير المهمة وغير العاجلة: يجب إلغاؤها أو تأجيلها.

هذه الطريقة تمنع الانشغال بالأمور الثانوية التي تستهلك الوقت دون مردود حقيقي، وتسمح للمدير التنفيذي بالتركيز على القرارات التي تصنع فرقًا حقيقيًا.

6. الاهتمام بالصحة الجسدية والنفسية

لا يمكن الاستمرار في العمل بكفاءة دون الاهتمام بالصحة البدنية والنفسية. يحرص كبار المديرين التنفيذيين على تضمين روتين صحي في جدولهم اليومي، يشمل التغذية السليمة، ممارسة الرياضة، والنوم الكافي.

مكونات الروتين الصحي للمدير التنفيذي

• ممارسة الرياضة بانتظام: تساعد على تحسين الدورة الدموية، وتقليل التوتر، وزيادة الطاقة.

• النوم الكافي: النوم الجيد يعزز التركيز والذاكرة.

• التغذية المتوازنة: الأطعمة الغنية بالفيتامينات والمعادن تدعم الأداء العقلي والبدني.

• الراحة النفسية: إيجاد وقت للراحة والابتعاد عن العمل يعيد التوازن الذهني.

دعم الصحة بشكل مستمر ينعكس إيجابًا على قدرة المدير التنفيذي على اتخاذ قرارات سليمة، والتعامل مع الضغوط بكفاءة.

جدول ملخص للحيل الست التي يستخدمها كبار المديرين التنفيذيين

في الختام، يمكن القول إن نجاح كبار المديرين التنفيذيين في الحفاظ على إنتاجيتهم لا يأتي من مجرد العمل المستمر، بل من تبني استراتيجيات مدروسة وممارسات يومية توازن بين العقل والجسد، وبين التفكير الاستراتيجي والتنفيذ الفعلي. هذه الحيل الست تشكل قاعدة متينة يمكن لكل من يسعى للتميز في قيادة الأعمال أن يستفيد منها ليصل إلى مستوى أعلى من الكفاءة والإنجاز.

المراجع:

1. Harvard Business Review, “Time Management Tips of Top CEOs,” 2023.

2. Forbes, “The Secrets to High CEO Productivity,” 2024.